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ISO 9000:2015版文件化要求

一、要求的變化

ISO 9000:2015版《質量管理體系 基礎和術語》中對文件化信息(3.8.6)的定義為:需要組織(3.2.1) 加以控制和保持的信息 (3.8.2) 及其承載的媒介[1]。
注1:文件化信息包括所有格式、存有存放介質以及來自任何來源的信息。
注2:文件化信息可涉及以下方面:管理體系(3.5.3),包括相關的過程(3.4.1);為用于組織(3.2.1) 的運行而創建的信息(3.8.2);已實現的結果的證據(記錄)。

新版標準中7.5文件化信息的條款關注文件的編制和更新及控制要求,未對文件的層次、形式提更多的要求,標準中通篇也見不到“文件”“記錄”“質量手冊”“程序”等字眼,統一用“文件化信息”取而代之。在2008版標準中使用特定的術語,例如文件、或形成文件的程序、質量手冊或質量計劃的地方,在新版標準中以“保持文件化信息”的形式加以表達。2008版標準中使用術語“記錄”以指明所需提供滿足要求證據的文件的地方,則以“保存(保留)文件化信息”的形式加以表達。也就是組織可以通過保持和保存(保留)兩個動詞來區分文件化信息的類型。

二、變化的特點

從上述標準術語和管理體系要求表述中可以看出,新版標準對文件化信息的要求更加靈活和務實,體現了以下幾個特點。

1.減少了強制性的文件和記錄的要求,組織可以按照新版標準的要求建立本組織環境體系運行所需的文件化信息,把更多選擇權給了標準的采用者。組織保持和保存(保留)文件化信息的程度要求是足以支持過程的運行和具備過程已按策劃實施的信心[2](見新版標準4.4條款)。簡而言之就是只要能把這事說清楚不管采用什么樣的方式都可以;只要能提供出讓人相信的證據就不用刻意去“做”記錄,留給組織極大的靈活性運用空間。

2.新版標準不再出現“文件”“記錄”“質量手冊”“程序”等術語,統一用文件化信息取代,也不需要組織使用標準的術語替代組織自身使用的術語,也就是將文件的命名權交給了組織。組織仍然可以選用原有程序、作業指導書等表述,也可以根據行業特點選用其他術語界定所需的文件化信息,使組織的文件更加符合行業的特點,便于員工和相關方理解。

3.新版標準并不強制組織建立記錄,只要能夠支持過程已按策劃實施的信心即可。對證據的形式也更加靈活,不光是文字,影像、聲音,痕跡、外部信息、數據分析等都能成為證據提供,對于形式化的記錄要求的弱化符合目前信息技術飛速發展的時代特點,更加務實具有可操作性。

4.新版標準中對于文件化信息的要求更強調是結果的證據,如8.2.3 評審與產品和服務有關的要求的結果[2]、8.4.1保持對外部提供的產品和服務的外供方評價結果的證據[2]等。對文件化信息的要求以“評審”“建立”“實施”等動作開始,以“結果”結束,表明標準在證據方面,更強調的是動作產生的結果和有效性,更強調有沒有做,而不是有沒有。

三、變化的原因

新版標準對文件化的要求較2008版有了較大的變化,突出了文件的有效性,更加符合組織的行業特點,之所以有如此變化,主要基于以下兩方面原因。

1.ISO導則1附件SL對高階結構的要求

2013年,ISO組織為增強ISO管理體系標準的兼容性和一致性,以便組織建立“真正”的一體化管理體系,發布了《ISO/IEC Directives, Part 1, Consolidated ISO Supplement, 2013》[3],該導則1中含有——規范附件SL(Annex SL):管理體系標準建議,及其附錄2 (Appendix 2):高階結構,對今后ISO所有管理體系標準條文順序、通用文本以及術語進行了規范,文件化信息的要求也在其中,因此新版標準也采用了該導則中文件化信息的術語和要求。

2.適應新形式和技術方面的變化

2008版標準發布以來,經過多年發展,組織質量管理體系運行的環境發生了較大的變化,尤其是目前所處的信息化時代,新技術的不斷涌現并在組織內部得到應用,比如互聯網技術的飛速發展,信息化系統在組織內的廣泛應用,大數據背景下的云存儲技術的發展等,使組織內部質量管理體系相關文件的呈現的形式、存儲的方式都發生了較大的變化。以往強制性要求文件和記錄的形式,大搞“文山會!钡腎SO 9001質量管理體系無法適應新形勢的發展,需要更加靈活務實的文件化信息要求。

四、組織已有質量管理體系文件的應用

新版標準中對組織保持和保存(保留)文件化信息的程度要求是足以支持過程的運行和具備過程已按策劃實施的信心[2](見新版標準4.4條款),標準中對文件化信息的要求在組織已有的2008版體系文件中大都已有不同形式的體現,且新版標準不要求組織一定采用標準中的“文件化信息”的表述。因此,對組織來說,原有的文件的體系文件的規定大部分仍然可以保留。組織可以利用換版的機會,對原有體系文件進行優化,對現有體系文件中新版標準沒有提及,而且運行中沒有效果的文件進行刪減,形成更加符合組織的業務運作的實際情況,非“兩層皮”的有效的體系文件。

綜上所述,新版標準中文件化信息的要求更加靈活務實,便于組織的理解和運作,也便于組織建立真正與其業務相整合的管理體系。組織應利用這一變化盡快更新其體系文件,以滿足新版標準的要求。

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